1. POSTANOWIENIA POLITYKI

Niniejsza Polityka ma na celu dostarczenie informacji na temat tego, w jaki sposób podchodzimy do prywatności osób ubiegających się o pracę w Innovation Group Poland Sp. z o.o. oraz jakie dane osobowe przetwarzamy w trakcie procesu rekrutacji.

2. CELE

Celem tej Polityki jest dostarczenie szczegółowych informacji na temat tego w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy (zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie) i przetwarzamy Twoje dane, a także spełnienie wymogów prawnych, w tym przepisów dotyczących prywatności.

3. PRAWODAWSTWO

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych z 2016 r. („RODO”) regulujące sposób przetwarzania „danych osobowych”.

Dla ułatwienia, w tej Polityce, regulacje wprowadzone przez „RODO” wraz z innymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych będą zbiorczo określane jako „Przepisy o ochronie danych osobowych”.

4. O DOKUMENCIE

Innovation Group Poland Sp. z o.o. (zwana dalej „my”, „nas”, „nasza” itp.) poważnie traktuje Twoją prywatność. Jesteśmy w pełni zaangażowani w ochronę Twoich danych osobowych.

Rozumiemy, że:

• naszym obowiązkiem jest zapewnić, aby wszelkie dane osobowe były cały czas bezpieczne
• konieczne jest przetwarzanie tych danych w odpowiedni sposób, zgodny z obowiązującymi Przepisami o ochronie danych osobowych

Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, w tym ich szczególne kategorie tylko zgodnie z Przepisami o ochronie danych osobowych i będziemy przestrzegać zasad (stosownie do sytuacji) zawartych w Przepisach o ochronie danych osobowych.

Celem tej Polityki jest dostarczenie informacji dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych, w tym ich szczególnych kategorii oraz wyjaśnienie, w jakim celu to robimy.

Przetwarzanie obejmuje zbieranie, przeglądanie, przekazywanie, używanie, przechowywanie, zapisywanie i niszczenie danych osobowych, w tym ich szczególnych kategorii.

Zasady Polityki mogą ulec zmianie. Wszelkie zmiany Polityki lub załączników zostaną odnotowane w historii zmian.

5. CO OZNACZAJĄ „DANE OSOBOWE” I SZCZEGÓLNE KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH?

„Dane osobowe” zgodnie z RODO obejmują informacje dotyczące osoby fizycznej, która może być przez takie informacje zidentyfikowana bezpośrednio lub pośrednio (np. nazwisko, numer dowodu osobistego, dane o lokalizacji, IP, jeden lub więcej czynników specyficznych dla fizycznej, fizjologicznej, genetycznej, umysłowej, gospodarczej lub społecznej tożsamości tej osoby).

„Szczególne kategorie danych osobowych” zgodnie z RODO dotyczą informacji o bardziej osobistym charakterze i oznaczają: dane genetyczne, dane biometryczne, dane dotyczące życia seksualnego lub orientacji seksualnej, pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, członkostwo w związkach zawodowych, informacje na temat zdrowia.

Dane osobowe i szczególne kategorie danych, które są przez nas przetwarzane, mogą być przechowywane we wszelkiego rodzaju archiwach elektronicznych.

6. CO ROBIMY Z TWOIMI DANYMI OSOBOWYMI I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ?

Używamy danych osobowych, przekazywanych nam w procesie rekrutacji aby spełnić nasze zobowiązania prawne. Obejmuje to następujące informacje i sytuacje:

• weryfikację tożsamości, np. dowód osobisty
• spory prawne z udziałem Twoim lub naszych pracowników i kontrahentów, w celu przygotowania się do procesu sądowego lub dostosowania do nakazów sądowych
• weryfikację uprawnień, np. dotyczących prawa jazdy, jeśli stanowisko, o które się ubiegasz, wiąże się z prowadzeniem pojazdów służbowych
• dochodzenie lub zapobieganie oszustwom i nadużyciom

Aby realizować nasze uzasadnione interesy jako firma. Obejmuje to następujące informacje:

• Twoje dane kontaktowe, takie jak: imię i nazwisko, adres do korespondencji, numer telefonu i adres e-mail, wykorzystywane do komunikacji w trakcie procesu rekrutacji
• Pozostałe dane, wskazane w art. 22 (1) § 1 Kodeksu Pracy, takie jak: imiona rodziców, datę urodzenia
• Twoje CV i wszelkie informacje dotyczące wykształcenia, zatrudnienia i kwalifikacji zawodowych oraz certyfikaty, abyśmy mogli oszacować Twoje kompetencje, związane z danym stanowiskiem
• wszelkie notatki z rozmów, wykonane przez nas po rozmowie rekrutacyjnej, abyśmy mogli ocenić Twoje kompetencje, związane z danym stanowiskiem
• Twoje oczekiwania finansowe i dotyczące świadczeń dodatkowych, w celu określenia możliwości złożenia odpowiedniej oferty pracy
• wyniki wszelkich przeprowadzonych przed zatrudnieniem kontroli, np. referencje
• wiadomości głosowe, wiadomości e-mail, korespondencję, Twoje CV i inne dokumenty tworzone, przechowywane lub przesyłane przez Ciebie podczas procesu rekrutacji
• Twój wizerunek – wewnętrzny monitoring wizyjny, obejmujący pomieszczenia ogólnodostępne, prowadzony w celu zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, efektywności oraz ochrony własności firmy

Tam, gdzie wyraziłeś/-aś zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych, możemy przechowywać dokumenty przez okres 12 miesięcy.

7. CO ROBIMY ZE SZCZEGÓLNYMI KATEGORIAMI DANYCH OSOBOWYCH I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ?

Przetwarzamy szczególne kategorie danych osobowych z różnych powodów, m. in. aby umożliwić Tobie i nam wykonywanie naszych zobowiązań i egzekwowanie odpowiednich przepisów w zakresie zatrudnienia, ubezpieczeń społecznych i opieki socjalnej oraz w razie potrzeby innych, odpowiednich do określonej roli w przedsiębiorstwie. Obejmuje to:

• Informacje dotyczące stanu zdrowia, aby ocenić i/ lub zrealizować nasze obowiązki wynikające z zatrudnienia, równości szans oraz przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy
• Informacje o karalności (jeżeli jest to wymagane na stanowisku, na które chcesz aplikować) w przypadku, gdy jest to konieczne ze względu na istotny interes publiczny i zapobieganie lub wykrywanie bezprawnych działań, w celu ochrony przed nieuczciwością lub w celu zapewnienia bezpieczeństwa naszych klientów.

8. KTO JESZCZE MOŻE OTRZYMAĆ LUB MA DOSTĘP DO TWOICH DANYCH OSOBOWYCH

Możemy udostępniać dane osobowe wewnętrznie, w celach określonych powyżej, pracownikom HR zaangażowanym w proces rekrutacji i/ lub Twoim potencjalnym bezpośrednim przełożonym, biorącym udział w procesie rekrutacji.

Możemy udostępniać dane osobowe i szczególne kategorie danych innym spółkom Innovation Group, w celu podejmowania decyzji dotyczących rekrutacji.

Możemy udostępniać dane osobowe i szczególne kategorie danych stronom trzecim, agentom, podwykonawcom i innym organizacjom wymienionym poniżej w celu świadczenia usług nam lub w naszym imieniu, m.in.:

• pracownikom służby zdrowia
• dostawcom usług z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy
• dostawcom usług kadrowo-płacowych
• dostawcom produktów finansowych
• instytucjom emerytalnym
• ubezpieczycielom
• dostawcom benefitów pracowniczych
• dostawcom usług prawnych, w tym naszego zespołu prawników w firmie
• innym organizacjom, w celu spełnienia naszych zobowiązań prawnych lub regulacyjnych

Kiedy korzystamy z usług osób trzecich lub dostawców, ujawniamy im tylko te dane osobowe, które są im niezbędne do świadczenia tych usług. Każdorazowo dysponujemy umową, która wymaga od nich zachowania poufności i bezpieczeństwa informacji oraz używania danych zgodnie z naszymi szczegółowymi instrukcjami.

9. POZYSKIWANIE DANYCH OSOBOWYCH

Możemy uzyskać Twoje dane osobowe i/ lub szczególne kategorie danych ze źródeł zewnętrznych, takich jak agencje rekrutacyjne, internetowe ogłoszenia o pracę, firmy rekrutacyjne. Tam, gdzie otrzymujemy takie informacje od stron trzecich, wykorzystujemy je tylko zgodnie z zasadami niniejszej Polityki. W niektórych przypadkach źródła zewnętrzne, z których pozyskujemy dane osobowe, mogą działać jako administrator Twoich danych, dlatego radzimy zapoznać się z ich polityką prywatności.

10. AUTOMATYCZNE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

Obecnie nie podejmujemy żadnych dotyczących Ciebie decyzji ani działań przy użyciu procesów automatycznych. W przypadku zmiany powiadomimy Cię pisemnie.

11. GDZIE PRZECHOWUJEMY DANE OSOBOWE LUB SZCZEGÓLNE KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH?

Twoje dane osobowe i szczególne kategorie danych są przechowywane elektronicznie na zabezpieczonych serwerach, znajdujących się na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”). Mogą być również przechowywane w formie papierowej, w zamkniętych kontenerach/pomieszczeniach, z ograniczonym dostępem.

12. JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Przechowujemy Twoje dane osobowe i szczególne kategorie danych osobowych tak długo, jak to jest konieczne do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych.

W momencie zatrudniania, Twoje dane osobowe zostaną przekazane do akt osobowych i będą przetwarzane zgodnie z naszą polityką prywatności, dotyczącą pracowników.

Jeśli rekrutacja do pracy u nas nie zostanie sfinalizowana, Twoje dane osobowe zostaną zniszczone nie później niż 6 miesięcy po stwierdzeniu, że Twoje rekrutacja została zakończona, chyba że wyraziłeś/-aś zgodę na dłuższy okres przechowywania na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.

13. TWOJE OBOWIĄZKI

Prosimy o upewnienie się, że informacje, które przechowujemy są dokładne i aktualne, informując nas o wszelkich zmianach danych osobowych, poprzez wysłanie ich na adres rekrutacja@innovation.group.

14. TWOJE PRAWA

Zgodnie z przepisami o ochronie danych, masz zagwarantowane prawa jako „podmiot danych”.

W dowolnym momencie możesz złożyć wniosek o dostęp do swoich danych osobowych i/ lub szczególnych kategorii danych. Może on zostać przekazany ustnie lub pisemnie a my odpowiemy na niego w ciągu jednego miesiąca.

Posiadasz również inne prawa, wynikające z przepisów o ochronie danych, w tym:

• wycofania zgody (tam, gdzie podstawą prawną przetwarzania jest zgoda)
• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii
• sprostowania (poprawiania), usunięcia lub ograniczenia Twoich danych
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych
• przenoszenia danych tj. do otrzymania od administratora Twoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego, które można przesłać innemu administratorowi
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

W przypadku, gdybyśmy zamierzali przetwarzać Twoje dane osobowe w celach innych niż określone w niniejszych zasadach, przekażemy Ci informacje na temat tego celu przed rozpoczęciem przetwarzania.

Sposób, w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe i podstawa prawna, dzięki której je przetwarzamy, może wpływać na zakres tych praw. Aby skorzystać z któregoś z powyższych praw, prosimy o kontakt pod adresem e-mail: WsparcieOperacyjne@pl.innovation-group.com, numerem telefonu 22 113 95 29 lub pisemnie na adres siedziby Innovation Group Poland Sp. z o.o.: Batory Office Building, Aleje Jerozolimskie 212, 02-486 Warszawa.

15. KONTAKT

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, dotyczące kwestii związanych z ochroną danych osobowych i/ lub szczególnych kategorii danych osobowych, prosimy o kontakt pod adresem e-mail: WsparcieOperacyjne@pl.innovation-group.com, numerem telefonu 22 113 95 29 lub pisemnie na adres siedziby Innovation Group Poland Sp. z o.o.: Batory Office Building, Aleje Jerozolimskie 212, 02-486 Warszawa.